10 domande chiave per scegliere l’app perfetta per i dipendenti
Più ampia è la scelta, più difficile è la decisione. È una situazione che conosciamo tutti, vero? Alla fine, però, il tempo scade e bisogna comunque decidere. Come fare? Chiedere un consiglio? Perché no, è gratis (da noi)! Con questo articolo cercheremo di darvi delle indicazioni preziose per poter fare la scelta giusta.
Se avete già deciso di utilizzare un’intranet in formato mobile per i vostri dipendenti e per la comunicazione interna d’impresa e state confrontando le diverse offerte sul mercato, avrete sicuramente notato che molti servizi sembrano simili in termini di funzioni e formato.
È quindi fondamentale analizzare attentamente ogni offerta. Per aiutarvi a fare chiarezza e capire di cosa avete realmente bisogno, abbiamo posto 10 quesiti che vi guideranno in questa operazione.
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1. Quante funzioni vengono realmente incluse?
L’offerta dell’intranet mobile app è vasta: va da soluzioni software semplici con poche funzionalità a sistemi più complessi e personalizzabili. Se vi serve solo un canale di notizie e una chat, ci sono molti fornitori tra cui scegliere. Tuttavia, se necessitate di funzionalità aggiuntive, la scelta si restringe.
>> Tutte le funzioni desiderate sono già presenti nella versione base?
Se avete già un’idea chiara di ciò che la vostra intranet deve essere in grado di fare, fate un elenco approssimativo. Quindi, confrontate quale servizio può soddisfare i vostri desideri individuali già con le funzioni standard. Nel migliore dei casi, non ci sarà bisogno di alcuna programmazione personalizzata extra.
2. Cosa ottenete per ogni euro investito?
Il budget è spesso un fattore determinante, specialmente per le piccole aziende. Molti servizi intranet vengono offerti con tariffe ad abbonamento, il che risulta più conveniente rispetto a una soluzione personalizzata. Alti costi d’investimento possono però scoraggiare coloro che in azienda prendono le decisioni e rimandare il progetto a un futuro imprevedibile. La maggior parte dei fornitori offre il servizio intranet sulla base di un modello di licenza in abbonamento. Questo è molto più economico rispetto alla programmazione individuale di un’app. La licenza deve essere pagata mensilmente in base al numero di utenti. Inoltre, solitamente, è previsto un costo di configurazione una tantum, spesso calcolato in base alla dimensione del progetto.
>> Attenzione ai costi nascosti!
Quando si sceglie il fornitore, è quindi consigliabile esaminare in dettaglio le tariffe. Questo perché, spesso, vi si nascondono costi che fanno lievitare il conto a fine mese in modo esorbitante. Per esempio, nella prassi, nel canone di licenza vengono spesso offerte solo alcune funzioni di base. Tuttavia, se si desiderano altre funzioni essenziali (strumento di sondaggio, traduzioni automatiche, ecc.), bisogna fare i conti con costi aggiuntivi mensili da non sottovalutare. L’ideale sarebbe trovare un fornitore che copra già tutte le funzioni (comprese quelle future) con una sola licenza. Chiedete anche informazioni sull’assistenza e su come questa sia inclusa nella tariffa base. Più il fornitore è trasparente e chiaro con i costi, meglio potrete gestire il vostro budget e pianificare la vostra comunicazione interna d’impresa al meglio.
3. L’installazione e l’adozione dell’intranet è un’operazione semplice?
L’importanza di un’implementazione facile e rapida della giusta soluzione intranet è diventata particolarmente evidente durante la pandemia di COVID-19. Ma non è solo in tempi di crisi che le quotazioni e i complessi processi di installazione e configurazione risultano controproducenti e dispendiosi. È dunque opportuno informarsi sulla facilità con cui l’intranet possa venire installata ed adottata in azienda. L’impegno richiesto dal processo di installazione di un fornitore può anche essere un indicatore dell’aggiornamento del software offerto. In genere, i software moderni consentono un avvio rapido e senza complicazioni. LOLYO, per esempio, è una delle poche intranet mobili app a poter essere scaricata ed installata direttamente dal web, in poco tempo, e con assoluta facilità.
4. È possibile integrare sistemi di terze parti e personalizzare il design?
Ogni azienda ha requisiti e idee specifiche per la comunicazione interna. L’integrazione di sistemi di terze parti dovrebbe essere semplice, soprattutto se l’intranet servirà come punto di accesso principale a tutti i servizi digitali dell’azienda. L’ideale sarebbe poter integrare da soli i servizi desiderati, quindi fate attenzione e chiedete al futuro fornitore se questi “allacci” siano a portata di tutti. Valutate anche la possibilità che le funzioni standard dell’intranet non siano in grado di soddisfare tutti i vostri desideri. In questi casi, personalizzazione o programmazione extra dovrebbero essere possibili e previste.
5. I costi sono comunicati subito in modo trasparente?
Come già evidenziato, la trasparenza sui costi dovrebbe essere un criterio decisivo per la vostra decisione. Se le tariffe vengono mostrate in modo transparente sul sito web del fornitore e sono facilmente comprensibili, è un aspetto positivo. Purtroppo, nella pratica, questo accade raramente e le ragioni possono essere solo ipotizzate (forse per paura di un effetto deterrente dovuto ai costi elevati). Inutile dire che più il fornitore è chiaro e trasparente sui costi, meno avrete “brutte sorprese” in fattura.
>> Prestate molta attenzione ai dettagli della fatturazione!
Alcuni fornitori, solitamente, non fatturano in base al numero di utenti e richiedono un pagamento anticipato forfettario.
6. La sicurezza dei dati e la conformità alla GDPR sono garantite?
La protezione e la sicurezza dei dati sono di fondamentale importanza quando si tratta di intranet mobili attive su smartphone privati o desktop. L’utilizzo dell’intranet comporta il trattamento di dati personali e di informazioni interne all’azienda. È quindi essenziale assicurarsi che le linee guida del GDPR siano pienamente e legalmente rispettate e che la sicurezza dei dati sia garantita in ogni momento. Queste informazioni sono spesso disponibili sul sito web del fornitore e devono essere controllate con attenzione.
7. L’intranet mobile app è facile da usare e gestire?
Il successo o l’insuccesso della vostra soluzione intranet dipende in prima linea dall’utilizzo attivo del vostro personale. Pertanto, il funzionamento per i dipendenti, specialmente se la soluzione è mobile come un’app, deve essere intuitivo e semplice. Assicuratevi che il design sia accattivante, invitante e non sovraccarico. L’interfaccia utente dovrebbe assomigliare alle app familiari che la maggior parte delle persone utilizza quotidianamente (ad esempio, social network, messenger, ecc.).
>> Considerate questi fattori chiave: facilità d’uso in mobilità e semplicità di amministrazione!
Tenete presente che il modo in cui le informazioni vengono recepute sugli smartphone è diverso da quello dei PC. Gli utenti di smartphone sono più impazienti e si aspettano un accesso rapido alle informazioni importanti. L’ordine e la distribuzione di documenti e informazioni in cartelle, con cui si ha familiarità con i computer desktop, possono essere controproducenti e confusionarie per l’utilizzo su smartphone. Inoltre, la quantità di formazione necessaria per gestire il software deve essere minima, ancora meglio se intuitiva. È consigliabile testare il software in una demo prima di introdurlo. Solitamente, se si riesce già a capire il funzionamento della demo, si è già metà strada.
8. L’intranet mobile in formato app è attraente per il mio personale?
Gli studi dimostrano che quasi il 90% dei dipendenti ha un basso attaccamento emotivo all’azienda e uno su cinque, dentro di sé, si dichiara già “dimesso”. Questo dato è un chiaro segnale a tutte le aziende per migliorare la comunicazione interna. Tuttavia, l’operazione non è così semplice. Al contrario, senza la buona volontà e l’impegno dei dipendenti stessi le chances sono decisamente basse, specialmente se si vuole introdurre una soluzione mobile su smartphone. Le persone hanno bisogno di un incentivo personale per impegnarsi in una determinata causa e per far sì che tutti i installino e utilizzino l’app per i dipendenti, questa deve offrire un chiaro valore aggiunto che vada oltre il miglioramento del trasferimento delle informazioni.
>> Gli alti tassi di partecipazione si celano dietro a un piccolo segreto: prestate attenzione!
Se i dipendenti vengono premiati per l’utilizzo attivo, per esempio come fa LOLYO attraverso la funzione engagement, che simula e instaura la gamification, questi sono sicuramente più motivati e incoraggiati non solo a far parte della comunicazione interna aziendale, bensì a costruirla! Come accennato nel punto precedente, anche il design e la facilità d’uso giocano un ruolo decisivo per il successo della vostra app per i dipendenti.
9. É possibile integrare la corporate identity aziendale all’intranet?
Un’intranet mobile app offre un’opportunità efficace per instaurare un legame emotivo tra dipendenti e azienda e per accrescere la reputazione di datore di lavoro dell’azienda. Un fattore importante, per esempio, è la possibilità di integrare il vostro design aziendale nell’app. Alla ricerca dell’app perfetta, dunque, assicuratevi che questa sia integrabile con il vostro logo e i colori aziendali e che questi siano visualizzati in modo ottimale al suo interno. Ancora meglio se il vostro logo è presente in ogni pagina dell’intranet mobile.
10. L’intranet è pronta per affrontare le tendenze del futuro?
Il mondo digitale è in continuo cambiamento: aggiornamenti, adattamenti e modernizzazioni sono sempre dietro l’angolo. Inevitabile, quindi, considerare l’orientamento al futuro dell’intranet mobile. Prestate dunque attenzione a quanto l’app sia “preparata” alle tendenze e agli sviluppi nel mondo del lavoro. Un’app “a prova di futuro” dovrebbe essere abbastanza flessibile da adattarsi ai cambiamenti. Osservate la frequenza degli aggiornamenti e il continuo sviluppo, questo indica che il fornitore si sta impegnando a mantenere l’app attuale. Tematiche come l’intelligenza artificiale (AI) o l’apprendimento, dove aggiornamenti regolari possono essere cruciali per soddisfare le crescenti esigenze del mondo del lavoro moderno sono solo alcuni esempi a cui porre attenzione in questi tempi.
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la chiave per una comunicazione interna di successo
Queste 10 domande vi guideranno nella scelta dell’intranet mobile app più adatta alle vostre esigenze, migliorando la comunicazione interna e rafforzando il legame dei dipendenti con l’azienda.
L’app che meglio soddisfa i vostri requisiti e risponde positivamente alle vostre aspettative sarà senza dubbio la vincitrice di questo confronto. Vi auguriamo dunque buona fortuna nella ricerca e speriamo che i nostri consigli contribuiscano a portare la comunicazione interna e la fedeltà dei vostri dipendenti su un altro livello!