I 10 strumenti di comunicazione interna
aziendale più importanti
Scoprite quali sono gli strumenti di comunicazione interna
e quali sono le differenze tra gli stessi
Alla luce dell’attuale situazione economica, una comunicazione interna più efficiente sta diventando sempre più importante per qualsiasi azienda che voglia essere competitiva, soprattutto perché l’avanzamento della digitalizzazione ha cambiato radicalmente le strutture di comunicazione interna e i relativi flussi di lavoro. Gli strumenti di comunicazione digitale sono quindi fondamentali in questo cambiamento. Ciònostante, i canali tradizionali come la bacheca, sono ancora utilizzati in molte aziende.
Che cos’è uno strumento per la comunicazione interna?
Gli strumenti di comunicazione interna, solitamente, sono programmi o soluzioni software che fungono da “distributori” centrali di informazioni rilevanti. L’attenzione si concentra su una presentazione più chiara delle comunicazioni aziendali. L’obiettivo è quello di rendere il più semplice possibile l’accesso alle informazioni rilevanti per i dipendenti, al fine di massimizzare l’efficienza della comunicazione interna e ottimizzare i processi di lavoro all’interno dell’azienda. Di seguito sono riportati i 10 strumenti di comunicazione interna più comuni.
I 10 strumenti di comunicazione interna più comuni
La bacheca
Nostalgia pura! Dopo tutto, chi non ha mai letto informazioni, biglietti, annunci in formato cartaceo appesi su una bacheca? Contrariamente all’idea che questo oggetto appartenga al passato, è ancora presente in moltissime aziende, e pare che continuerà a svolgere la sua funzione anche in futuro, specialmente nei luoghi centrali in cui si riuniscono molti dipendenti.
Vantaggi:
- Accesso semplice alle informazioni
- Centrale e ben visibile
- Aperto a tutti i dipendenti
Svantaggi:
- Nessun controllo diretto
- Obsoleta
- Non facilmente raggiungibile
- Nessuna internazione possibile
- Richiede tempo, costi e risorse
- Informazione limitata
- Poco emozionale
Il giornale aziendale interno per dipendenti
Un altro classico tra gli strumenti di comunicazione è il giornale o rivista per i dipendenti. Questo mezzo di stampa è ancora oggi molto diffuso. L’impaginazione, il design, la portata e i contenuti possono essere personalizzati trasmettendo anche un senso di valore quando viene consumato. Le immagini, i grafici e le storie in esso contenute conferiscono una certa emotività.
Vantaggi
- Valore ed emozionalità
- Si può toccare con mano
- Disponibile a lungo
- Ampio pool di informazioni
Svantaggi
- Dispendioso in costi e tempo
- Poco ecologico
- Non aggiornato e limitato alla tiratura
- Tempi redazionali lunghi
- Inutile per informazioni urgenti
- Non specifico per gruppi o reparti di lavoro
L’intranet
L’intranet è una rete aziendale, interna e chiusa per la diffusione di news e informazioni. Tuttavia, nella sua forma grezza, questo strumento di comunicazione è molto limitato in quanto poco interattivo. In primis, perché non tutti i dipendenti vi hanno accesso. Inoltre, anche la funzione ricerca è limitata redendo l’intranet utile solo come archivio di documenti digitali e non per condividere informazioni all’interno del team.
Vantaggi:
- Rete interna sicura
- Agevola la comunicazione
- Gestione pratica di documenti e sapere
- Migliora processi interni e aumenta la produttività
Svantaggi:
- Non aggiornato
- Limitato nelle interazioni
- Poco attrattivo e quindi poco utilizzato
- Nessuno scambio tra i dipendenti
- Fruibile solo attraverso PC
- Accesso limitato e funzione ricerca limitata
- Portata limitata
Sapevate che le fondamenta dell’odierna comunicazione interna digitale sono state gettate con l’avvento del primo intranet nel 1994? All’epoca si chiamava ancora Business Knowledge System.
L’intranet sociale
Il social intranet è l’interpretazione moderna del comune intranet. A differenza di quest’ultimo, è simile per struttura e funzione ai social network e offre la possibilità di interagire. I dipendenti hanno un proprio profilo con il quale possono comunicare e fare networking tra loro. L’obiettivo principale di questo strumento di comunicazione interna è la promozione di un interscamio sociale dalla propria scrivania. Tuttavia, recentemente sono stati creati social intranet anche in formato app per dispositivi mobili.
Vantaggi:
- Flusso informativo più ampio
- Comunicazione tra dipendenti più efficacie
- Possibilità di interagire
- Risparmio in termini di costi e di tempo
- Raggiungibilità e cooperazione tra dipendenti migliorata
- Varietà di funzioni
Svantaggi:
- Fruibile solo tramite PC
- Necessità di conoscenze base informatiche
- Scetticismo per l’adozione e l’utilizzo
L’intranet mobile app
Come il classico intranet, questo è un software per la comunicazione interna che tuttavia si concentra su un utilizzo prettamente mobile. Questo dovrebbe coinvolgere nella comunicazione interna anche quei dipendenti che non dispongono di una postazione fissa e di un PC. Ciònonostante, l’applicazione non è legata solo a dispositivi mobili, al contrario, può essere installata e utilizzata in modo sicuro anche sui computer fissi. Inoltre, con le notifiche push è possibile raggiungere i dipendenti anche se lo smartphone e l’app non sono in uso. Questo strumento è il canale ideale per raggiungere i dipendenti, soprattutto per le aziende con molti dipendenti e forza lavoro distribuiti in più centrali e in reparti di produzione.
Vantaggi:
- Migliora la comunicazione e i processi interni
- Raggiungibilità e comunicazione istantenee per i dipendenti
- Crescita del ROI e fidelizzazione dei dipendenti
- Processo onboarding più efficacie
- Condizioni lavorative più facili
- Guadagno su tempi e costi e migliore collaborazione
- Nessuna necessità di dati sui contatti
- Funzionalità varie e numerose
Svantaggi:
- Installazione su dispositivi privati
- Divieto di utilizzo per lo smartphone in alcune aziende
Servizi messenger
I servizi di messaggistica sono un altro metodo di comunicazione aziendale. Si tratta di applicazioni per dispositivi mobili che consentono di comunicare in tempo reale utilizzando una chat. Durante la pandemia si sono rivelati spessp l’unico collegamento con la forza lavoro oltre alle telefonate. Tuttavia, questo strumento di comunicazione è meno adatto a progetti di lavoro con livelli di sicurezza non pensati per la comunicazione interna.
Vantaggi:
- Comunicazione in tempo reale
- Raggiungibilità alta
- Utilizzo anche gratuito
- Variante business/impresa spesso disponibile
Svantaggi:
- Necessità di dispositivi mobili
- Poca sicurezza
- Spesso non conforme ai regolamenti GDPR
- Panoramica limitata
- Funzionalità limitate
- Necessità di dati privati sui contatti
E-Mail e Newsletter interna
Le newsletter o le circolari aziendali interne informano il personale in modo rapido, accattivante e strutturato. Gli intervalli di tempo e l’insieme degli argomenti possono essere personalizzati per ogni invio e possono includere video, grafici o persino gif. Tuttavia, questo strumento di comunicazione non offre uno spazio per il dialogo attivo tra i dipendenti.
Vantaggi:
- Raggiungibilità garantita
- Direttamente sulla casella di posta elettronica di ogni singolo
- Se necessario, anche in formato quotidiano
- Informazione su misura dei gruppi target
Svantaggi:
- Non tutti hanno un indirizzo di posta elettronica
- Dislocato con mail privata
- Facile da perdere di vista
- Nessuna personalizzazione
- Necessità di dati su contatti privati
- Spesso non recepita (cartella spam ecc.)
Sito internet e blog aziendale
I siti internet o i blog aziendali interni sono un’altra opzione possibile per la comunicazione interna. Nella maggior parte dei casi, tuttavia, questi contengono solo informazioni generali e non offrono alcuna opportunità di dialogo comune. Anche l’accettazione come strumento indipendente di comunicazione interna risulta piuttosto bassa.
Vantaggi:
- Digitale
- Attualità garantita
- Non soggetto ad alcuna riservatezza
- Informativo e visualizzabile anche a lungo termine
Svantaggi:
- Nessuna opzione di interazione diretta
- Rare visite regolari
- Sola distribuzione di informazioni
- Non rappresenta uno strumento di comunicazione
- Talvolta a carattere promozionale
Segnaletica digitale
L’equivalente moderno della bacheca, con schermate informative come punti di condivisione installati in zone ad alta frequenza e quindi facilmente accessibili al personale. Questi si trovano spesso nei capannoni o nei corridoi oppure ancora nei reparti di produzione. L’utilizzo della segnaletica digitale come puro strumento di comunicazione interna supporta le informazioni su notizie importanti, ma non supporta la collaborazione all’interno del team.
Vantaggi:
- Attuale e veloce
- Disponibilità dei contenuti a lungo termine
- Centrale e ben visibile
- Raggiunge bene le masse
Svantaggi:
- Comunicazione di tipo top-down
- Nessun interscambio di informazioni o pareri
- Non adatto per prendere decisioni comuni
- Contenuti generici
- Solo per la diffusione d’informazioni
- Non adatto a collaborazioni
Eventi interni o discorsi del CEO
Si tratta di uno strumento di comunicazione interna sotto forma di riunioni o eventi aziendali. In parole povere, però, questi sono più adatti a trasmettere valori, strategie o novità rilevanti e meno al coordinamento e al lavoro di progetto.
Vantaggi:
- Raggiunge molte persone
- Si focalizza sulla linea guida aziendale
- Comunica la corporate identity
- Emozionale
Svantaggi:
- Solo ad intervalli di tempo
- Non aggiornato
- Comunicazione unidirezionale
- Informazioni fruibili per poco tempo
- Grande dispendio di tempo ed energie per l’organizzazione
A cosa bisogna porre attenzione nella scelta di uno strumento di comunicazione interna aziendale?
Il progresso tecnologico porta con sé numerose soluzioni nel campo della comunicazione interna. Ciò può rendere la scelta dello strumento giusto piuttosto complessa e lunga. Prima di decidere su uno strumento di comunicazione specifico, dovreste confrontare i fornitori e porvi le seguenti 5 domande:
- Quale obiettivo si vuole raggiungere con uno strumento di comunicazione interna?
- Sono già presenti strumenti di comunicazione interna in azienda?
- Quali sono le vostre ambizioni con uno strumento di comunicazione interna?
- Quanto è complesso/facile l’inserimento di uno strumento di comunicazione interna in azienda?
- Quanto è alto il budget a disposizione per lo strumento di comunicazione interna?
