Dall’autunno 2019 l’intranet mobile app BB2Go di LOLYO è parte integrante del lavoro quotidiano dell’ospedale Barmherzigen Brüder di Vienna e, dalla primavera del 2020, anche le altre otto strutture dell’ordine ospedaliero utilizzano l’app come strumento più importante per la comunicazione interna. Una storia di successo che ha portato a risultati straordinari attraverso coincidenze spesso inaspettate.
Presentata in occasione di un incontro strategico nell’autunno 2019 nella sede di Vienna, l’intranet mobile app BB2Go ha riscosso molto successo fin dall’inizio. Ciò lo dimostrano i numeri impressionanti degli utenti. Il 30% dei dipendenti era presente nel periodo antecedente il lancio, ma già alla fine del 2019 il tasso di utilizzo era già al 60%.
L’intranet mobile app come canale di comunicazione primario
Il grande salto è arrivato con l’inizio della pandemia di coronavirus nel marzo 2020, quando l’ospedale è passato dal lavoro a turni e l’amministrazione è passata parzialmente all’home office. Da quel momento in poi, l’app si è rapidamente trasformata nel canale di comunicazione principale, che ha avuto un impatto diretto anche sul tasso di utilizzo, come spiega Mag Patrick Schlager, responsabile della comunicazione presso l’ospedale Barmherzigen Brüder di Vienna: “Nel momento di punta, il 98% del personale a Vienna usa attivamente l’intranet mobile. Oggi, a maggio 2023, il tasso di utilizzo è del 92%”.
Il dialogo come fattore di successo
Poiché la maggior parte dei dipendenti ospedalieri lavora senza una postazione di lavoro fissa, l’app offre un modo semplice per raggiungere l’intero personale in modo agevole e diretto tramite smartphone. Mag Schlager descrive il dialogo come il fattore di successo più importante: “Bisogna coinvolgere le persone e poi mettere in pratica i loro suggerimenti. Puoi farti un’idea molto precisa dell’umore utilizzando l’app attraverso sondaggi, bacheca o chat personali. È quindi importante reagire di conseguenza”.
In stretto coordinamento con il comitato rappresentanti dei lavoratori aziendale
L’app è stata introdotta in stretto coordinamento con il comitato rappresentanti dei lavoratori aziendale, riferisce Patrick Schlager: “Fin dall’inizio siamo stati molto aperti riguardo al lancio dell’app e alle funzioni in essa contenute, per eliminare qualsiasi preoccupazione relativa alla protezione dei dati o simili. Raccogliamo dati sull’utilizzo e sui numeri di interazione, ma solo per migliorare continuamente i nostri contenuti e adattarli alle preferenze degli utenti”. Tuttavia non ci sono mai state preoccupazioni o dubbi al riguardo, come sottolinea Mag. Schlager.
Informazione, comunicazione, organizzazione e dialogo
Le aree di applicazione più importanti dell’intranet mobile possono essere suddivise in quattro categorie:
- La comunicazione ai dipendenti: dai progetti di ristrutturazione o lavori fino alle novità sul personale.
- Informazioni a breve e medio termine: menù pranzo, elenchi, promozioni al bar dell’ospedale, concorsi o annunci di lavoro.
- Questioni organizzative: funzione di condivisione del parcheggio, strumento di gestione degli eventi.
- Dialogo: chat, sondaggi o concorsi.
La funzione di condivisione del parcheggio migliora la disponibilità dei posti disponibili
Oltre alle comprovate funzioni dell’intranet mobile app di LOLYO, la redazione dell’ospedale ha sviluppato insieme al team LOLYO anche funzioni su misura. Ciò include, tra l’altro, la funzione di condivisione dei parcheggi, afferma Mag. Schlager: “Abbiamo 300 posti auto nel nostro parcheggio sotterraneo interno, che vengono prenotati principalmente da dipendenti che provengono da più lontano, ad esempio dal Burgenland (regione dell’Austria ndr.). Ma solo a Vienna, da noi, lavorano ben 1.400 persone. Per questo abbiamo pensato ad una soluzione sul come rendere i parcheggi più accessibili a tutti.” Il risultato è un sistema di condivisione molto chiaro e semplice attraverso il quale i parcheggi possono essere condivisi con i colleghi o le colleghe, in caso non fossero occupati. Per esempio quando si è in vacanza o non in servizio, cosa che capita spesso il fine settimana. “Basta rendere noto quando il parcheggio è disponibile e qualcun altro può prenotarlo tramite app pagando un piccolo supplemento di massimo 2 Euro al giorno. Funziona perfettamente ed è molto ben accolta.”
“Nei momenti di punta, il 98% del nostro personale utilizza attivamente l’app”
Mag. Patrick Schlager, responsabile area marketing, comunicazione aziendale, fundraising ed employer branding
La funzione “passaparola” per la raccomandazione di posti di lavoro liberi riduce i costi di reclutamento
L’app BB2Go ha avuto effetti chiaramente positivi anche sul fronte del recruiting. Gli annunci di lavoro vengono condivisi automaticamente tramite un’interfaccia nell’app non appena vengono pubblicati sulla piattaforma di lavoro karriere.at. Gli annunci di lavoro così inseriti nell’app possono ora essere facilmente condivisi dagli utenti senza ulteriori oneri amministrativi sui loro social network privati come Facebook o LinkedIn. “La disponibilità dei dipendenti a diffondere gli annunci di lavoro è così grande che i costi per gli annunci di lavoro sono diminuiti notevolmente.”
La funzione engagement premia gli utenti particolarmente attivi
Chi interagisce con particolare frequenza nell’app, chi commenta di più e chi distribuisce più mi piace? Queste informazioni possono essere facilmente valutate nel backend dell’app BB2Go, in modo che gli utenti più attivi vengano onorati alla festa di Natale una volta all’anno. “Questa piccola cerimonia di premiazione è stata accolta molto bene e motiva le persone a partecipare all’app durante tutto l’anno”, sottolinea Mag. Schlager.
Sicurezza e flessibilità dell’orario di lavoro utilizzando l’app
L’intranet mobile app di LOLYO fornisce un prezioso supporto in ospedale – un aspetto che inizialmente non era stato preso in considerazione, ma che è tanto più gradito, come sottolinea Mag. Schlager: “Nella app vengono ovviamente pubblicati anche i turni lavorativi delle singole stazioni. I dipendenti possono utilizzare l’app per organizzarsi, connettersi fra loro direttamente o scambiare i propri turni. Ciò ha migliorato significativamente la soddisfazione dei dipendenti perché tutti ora si sentono più inclusi e hanno più voce in capitolo.” Questa opzione di pianificazione gioca un ruolo importante anche come argomento per il reclutamento: “Oltre alla flessibilità degli orari, anche la certezza degli orari dei turni è essenziale per il personale medico-sanitario. Con l’intranet mobile possiamo garantire entrambe le cose”, afferma Mag. Schlager.
Spreco di cibo ridotto del 45%
Un effetto secondario inaspettato e per questo ancora più di risalto si è verificato anche nella mensa dell’ospedale. “La nostra cucina propone ogni giorno per il nostro team un delizioso menu di 3 portate e ogni giorno c’è un fantastico buffet con insalate. L’app ci aiuta nella pianificazione dei pasti, questo perchè i dipendenti, a volte, hanno la possibilità di selezionare il menu in anticipo. Da questo siamo in grado di capire quali sono le preferenze”. Il risultato non è solo una forza lavoro accontentata dal punto di vista culinario, ma anche una riduzione dello spreco alimentare del 45% negli ultimi due anni. “Siamo soliti a pesare i nostri rifiuti alimentari e abbiamo notato questa diminuzione significativa da quando è stata introdotta l’app. Si tratta di un grande successo in termini di sostenibilità, alla quale prestiamo grande attenzione, ma ovviamente anche di un enorme risparmio”.
La funzione per eventi garantisce il 30% in più di partecipazione agli eventi interni
All’ospedale Barmherzigen Brüder di Vienna si svolgono più di 600 manifestazioni all’anno. L’offerta varia dalla formazione medica e comunicativa fino ai corsi di yoga o di cucina. “L’app ha reso molto più semplice l’iscrizione ai corsi di formazione e perfezionamento. Basta aprire la funzione eventi e registrarsi in un secondo tramite smartphone. C’è anche una funzione di promemoria in modo da ricevere una notifica push prima dell’inizio dell’evento, se si desidera. “Grazie alla semplicità della funzione, abbiamo circa il 30% in più di partecipazione ai nostri eventi interni e il rispetto degli orari è diventato notevolmente più elevato”, riferisce Mag. Schlager.
Accademia infermieristica con una propria sezione nell’app
Da oltre 40 anni il personale infermieristico viene formato presso l’accademia infermieristica Barmherzige Brüder di Vienna. Oltre a vari corsi di laurea e di formazione specialistica, offre anche una gamma completa di corsi di perfezionamento. Da qualche tempo, anche insegnanti e studenti comunicano attraverso l’intranet mobile app BB2Go, che però viene utilizzata per mostrare solo contenuti rilevanti al gruppo. Come spiega Schlager. “Abbiamo creato una sezione separata per l’accademia infermieristica, perché non tutte le informazioni sull’ospedale sono in egual misura rilevanti. Solo alcune, come i menu o le notizie dall’ospedale, sono fruibili dal gruppo”. Estendendo l’app all’accademia infermieristica, è stato possibile coinvolgere ancora meglio gli studenti nella comunicazione interna.
L’app da voce anche al personale diversamente abile
“Le persone che lavorano nel nostro ambulatorio per sordi sono esse stesse sorde. Uno degli effetti più toccanti dell’app BB2Go è l’opportunità per queste persone di partecipare attivamente alla comunicazione interna”, afferma Schlager. Prima dell’introduzione dell’app, questo gruppo di dipendenti doveva affidarsi alla comunicazione via e-mail, ma ora possono semplicemente inviare messaggi di chat veloci. Questo ha reso la comunicazione più diretta e immediata. “Chiunque abbia familiarità con la vita ospedaliera di tutti i giorni sa che un direttore di reparto, ad esempio, lo si trova difficilmente alla propria scrivania. Lo smartphone, però, lo si ha sempre con se. Ecco che, così, anche nostri colleghi sordi possono mettersi in contatto con tutti gli altri in qualsiasi momento senza lunghi tempi di attesa”.
Lo strumento di onboarding come prossimo passo
L’ulteriore sviluppo dell’app BB2Go è un processo costante. Il team di comunicazione sta attualmente lavorando all’implementazione dello strumento di onboarding, che fornisce un supporto automatico all’inizio di un nuovo lavoro e prepara i nuovi dipendenti ai primi giorni di lavoro. “Tutti conoscono la sensazione: si inizia un nuovo lavoro, si è appena firmato il contratto di lavoro e si è curiosi di sapere cosa ci aspetta. Le singole stazioni e i reparti con i rispettivi membri del team si presentano con brevi video, e le informazioni più importanti vengono visualizzate in automatico.”
Dalla planimetria della sede all’orario migliore per il pranzo, dalla persona di riferimento alle possibilità di parcheggio, i nuovi membri del team ricevono tutte le informazioni necessarie per iniziare il nuovo lavoro con il piede giusto. L’introduzione della nuova funzione dovrebbe anche rendere molto più semplice l’intero processo di onboarding organizzativo. Infatti, i documenti, i dati, le foto o le informazioni mancanti, richiesti con breve preavviso, possono essere scambiati in modo semplice e facile tramite l’app.
Un lavoro di editing molto gestibile
Con tutte le funzioni dell’intranet mobile app BB2Go, è chiaro che ci si chiede quale sia la mole di lavoro necessaria per la redazione. Quanto tempo e quanta manodopera sono necessari per riempire l’app di contenuti aggiornati? “Non troppo”, dice Schlager. “L’app rende la comunicazione molto più semplice, tanto che riceviamo molti contenuti addirittura dai nostri dipendenti. Una foto di un anniversario, un premio o un video divertente: riceviamo molto materiale tramite la chat, il che rende il lavoro editoriale molto gestibile”.
Intranet mobile app BB2Go: i fatti in sintesi
- Lancio nell’autunno 2019 presso l’ospedale dei Fratelli della Misericordia di Vienna
- Espansione alle altre sei sedi ospedaliere in tutta l’Austria nella primavera del 2020
- Tasso di utilizzo presso la sede di Vienna (1.400 dipendenti): 92%
- Tasso di utilizzo in tutta l’Austria (7500 dipendenti): 70%